(source : annehaira.com)
Kata email merupakan singkatan dari Electronic Mail sehingga pengertian email dapat diartikan dengan 'surat elektronik'. Pengertian email ini didapat dari faktan bahwa email adalah semacam surat yang dikirim melalui media elektronik seperti komputer atau laptop.
Pengertian email juga dapat diartikan dengan sebuah sistem yang memungkinkan pesan berbasis teks untuk dikirim dan diterima secara elektronik melalui beberapa komputer atau telepon seluler.
Jika dibandingkan dengan surat konvensional, isi email hampirlah sama. Pengertian email merupakan surat yang dibuat oleh seseorang yang kemudian dikirim ke seseorang yang lain. Yang membedakan antara surat konvensional dan email adalah cara pengirimannya.
Jika untuk mengirim surat konvensional kita memerlukan kertas sebagai media penulisannya disertai tinta dan alat pemgirimannya seperti amplop dan perangko maka untuk pengiriman email, tidak diperlukan hal-hal tersebut. Yang dibutuhkan dalam pengiriman email adalah file yang dibuat untuk dikirim serta gadget sebagai hardwarenya.
Dalam pengiriman email, Yang dapat kita kirim tidak hanya pesan yang berbasis teks saja. Lebih spesifik lagi, pengertian email diartikan sebagai cara pengiriman data, file teks, foto digital, atau file-file audio dan video dari satu komputer ke komputer lainnya, dalam suatu jaringan komputer (intranet maupun internet).
Alamat Email
Bagaimana email dapat dikirim dan diterima antar komputer?
Untuk dapat mengirim email, kita terlebih dahulu harus mempunyai alamat, yaitu dengan mendaftarkan diri ke salah satu situs web penyedia layanan email. Saat ini telah banyak situs web yang menyediakan layanan pembuatan email secara gratis Misalnya, www.yahoo.co.id, www.hotmail.com, www.plasa.com, www.gmail.com dan yang lainnya.
Untuk menggunakan layanan email dari salah satu situs web, kita dapat memilih layanan yang sifatnya gratis maupun berbayar. Akan tetapi, layanan gratis bersifat terbatas (biasanya pembatasan dilakukan terhadap ukuran data yang dapat kita kirimkan).
Alamat email memuat dua identitas yang dipisahkan oleh tanda @ dan dinyatakan dengan username@server.domain. Username menyatakan identitas pengguna email, sedangkan server.domain menyataka identitas organisasi penyedia layanan email.
Sebagai contoh, untuk alamat email herukurniawan@yahoo.com ,herukurniawan merupakan identitas pengguna email, sedangkan yahoomerupakan identitas organisasi penyedia layanan email.
Biasanya, bagian username dapat berupa kata-kata, nama, singkatan, atau nomor-nomor tertentu yang tidak boleh memuat karakter-karakter khusus, seperti #,$,%,&,?,<, (, ), dan simbol-simbol lainnya.
Kelebihan Email
Penggunaan email saat ini telah banyak digunakan oleh perseorangan atau pun perusahaan. Hal ini memang email memiliki banyak kelebihan dibanding dengan pengiriman jenis surat konvensional. Walau pun tak menutup kemungkinan bahwa pengiriman surat konvensional masih tetap digunakan karena beberapa alasan tertentu.
Pengiriman email dapat dinilai lebih murah daripada surat konvensional. Untuk mengirim email kita hanya membutuhkan alamat email yang telah kita buat, yang kebanyakan adalah gratis. Setelah file yang akan kita kirim selesai kita buat dan siapkan, kita tinggal megirim email melalui gadget yang kita miliki secara intranet atau internet.
Pengiriman email tidak memerlukan amplop dan perangko serta pembuatannya tidak memerlukan pulpen, kertas, maupun tinta printer seperti halnya surat konvensional. Yang diperlukan hanyalah softcopy idari file yang akan kita kirim.
Proses berkirim email pun dapat dilakukan dengan sangat cepat. Email dapat dikirim ke seluruh dunia dalam rentan waktu yang cukup singkat. Kita yang berada di Indonesia dapat mengirim email untuk seseorang yang ada di Amerika Serikat atau di Finlandia. Pengiriman ini pun dapat dilakukan dengan menghemat uang dan waktu dalam berkirim surat.
Selain itu, pengiriman email dapat dilakukan dengan mudah. Kita tak harus datang ke kantor pos atau menaruh surat kita di kotak surat. Email dapat dikirm setiap saat dan di mana pun kita berada. Dengan email ini, kita tak perlu meluangkan waktu untuk datang ke kantor pos memastikan bahwa surat kita segera di kirim.
Jika kita ingin mengirim surat ke tempat yang agak jauh dari tempat tinggal kita atau misalnya ke luar negeri maka kita diharuskan untuk membayar biaya pengiriman surat yang lumayan mahal, dengan pengiriman melalui email ini kita tak harus membayar alias gratis jika kita memakai akun email gratis. Yang kita butuhkan hanyalah gadget dan koneksi internet. Hanya dengan dua hal ini email kita sudah dapat dikirim dan diterima oleh orang yang kita maksud.
Oleh karena itu, tidak heran jika kemudian teknologi email menyebar luas dengan cepat, khususnya untuk keperluan komunikasi dalam dunia bisnis maupun komunikasi personal. Karena memang telah terbukti bagaimana email dapat membantu berjalan lancar dan mulusnya kedua hal ini. Jadi pengertian email juga telah berkembang menjadi pelancar kerja dan komunikasi.
Kelemahan Email
Selain mempunyai beberapa kelebihan dibanding surat konvensional, email masih mempunyai beberapa kelemahan yang dapat diambil dari pengertian email sebagai surat elektronik, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Memungkinkan terjadinya pemalsuan identitas.
Hal ini karena kemudahan proses pembuatan alamat email dapat membuat orang yang tidak bertanggung jawab memanfaatkan keadaan ini dengan membuat email beridentitas palsu untuk keperluan-keperluan yang bersifat negatif. Misalnya, untuk melakukan penipuan atau yang lainnya.
Dalam proses pembuatan email memang tidak diperlukan pembuktian identitas yang menyatakan bahwa si pembuat adalah benar-benar dengan identitas tersebut.
Hal ini menyebabkan mudahnya seseorang untuk memalsukan identitas seseorang. Ia dapat dengan mudah mengakui bahwa dirinyaadalah seseorang yang lain.
- Memungkinkan proses penyadapan informasinnya.
Dalam jaringan intranet dan internet memang dimungkinkan terjadinya penyadapan ini. Jaringan yang terhubung dapat “dimasuki tanpa ijin” dari pemiliknya.
Hal ini terlebih dapat dengan mudah terjadi saat ini. Terutama dengan campur tangan pemerintah dalam memberikan ijin penyadapan ini untuk keperluan pemberantasan kriminalitas.
Kemudahan yang diberikan pemerintah ini dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tak bertanggung jawab untuk melakukan penyadapan informasi demi kepentingan pribadi mereka.
- Memungkinkan terjadinya penipuan.
Adanya kemudahan dalam pembuatan email juga memudahkan terjadinya penipuan. Seseorang dapat mengaku sebagai seseorang yang lain untuk melakukan penipuan ini.
- Memungkinkan penyalahgunaan dokumen, khususnya jika terjadi kesalahan pengiriman email.
Email yang dikirim tidak dapat ditarik kembali kepada pengirimnya. Jika terjadi salah kirim maka penerima akan tetap menerima email yang dikirim. Jika email ini sampai ke tangan-tangan yang tak bertanggung jawab maka email ini dapat untuk disalah gunakan.
- Memungkinkan terjadinya ketidaknyamanan ketika mengelola email.
Hal ini terutama disebabkan banyaknyaemail sampah (junkmail/spam) berupa iklan-iklan yang tidak kita harapkan. Pemilik email tak dapat menyaring email-email yang masuk ke akun pribadinya. Sedangkan akan banyak email sampah yang dikirim secara acak ke email pribadi seseorang. Hasilnya, email kita akan banyak berisi email-email sampah.
Fungsi Email
Email sekarang ini dirasakan wajib dimiliki oleh setiap orang. Kemajuan teknologilah yang membuat email dirasakan penting untuk dimiliki oleh setiap orang. Semua pekerjaan dan kegiatan lainnya membutuhkan kepemilikan email bagi setiap orang. Dengan fakta ini, pengertian email telah banyak berkembang dari hanya sekedar surat elektronik.
Pengertian email saat ini ibarat sebagai kartu identitas bagi seseorang. Dalam melakukan segala aktivitasnya, terkadang email sangat diperlukan sebagai sarana yang memudahkan pekerjaan.
Saat ini telah banyak berkembang pekerjaan online. Pekerjaan yang dilakukan jaraj jauh via online lewat jaringan internet. Sistem kerja jenis pekerjaan ini tak mewajibkan pekerjanya untuk datang ke kantor secara rutin dengan jam kerja tertentu.
Pekerjaan dapat dilakukan di rumah sesuai dengan tuntutan dari perusahaan. Untuk menjalankan jenis pekerjaan seperti ini, email mutlak dibutuhkan. Email menjadi sarana untuk mengirimkan deskripsi pekerjaan dari perusahaan ke pekerjanya. Sebaliknya email juga digunakan untuk mengirimkan hasil pekerjaan yang telah selesai dikerjakan dari pekerja ke perusahaan tempat ia bekerja.
Selain pekerjaan online ini, pekerjaan secara umum juga membutuhkan email sebagai sarana untuk mempermudah jalannya pekerjaan. Email digunakan untuk pengiriman data yang dibutuhkan dengan lebih cepat dan mudah.
Pengertian email sebagai identitas dari seseorang tidak hanya berlaku dalam hal pekerjaan saja namun juga dalam bersosialisasi. Hampir semua situs jejaring sosial yang ada mewajibkan kepemilikan email bagi siapa pun yang ingin mengaksesnya.
Sebut saja facebook, twitter atau friendster, untuk memiliki akun di situs-situs jejaring sosial ini, seseorang haruslah memiliki email. Jika ia tidak memiliki email maka ia tidak dapat memiliki akun.
Jadi pengertian email saat ini telah banyak berkembang menjadi sebuah kebutuhan. Pengertian email saat ini telah lebih dari keinginan semata. Kehidupan manusia dengan rutinitas kesehariannya yang padat telah terbantu dengan adanya email.
